چگونه ایده های پیچیده را برای دیگران توضیح دهیم

تصور کنید در شرکتی کار می‌کنید و باید در یک جلسه‌ی رسمی برای مدیران بخش‌های مختلف شرکت سخنرانی کنید. این جلسه در مورد تخصیص بودجه به بخش‌های مختلف شرکت است و باید آن‌ها را طوری قانع کنید که بودجه‌ی بیشتری در اختیار بخش شما قرار دهند. شما از کاری که انجام می‌دهید اطمینان دارید؛ اما دیگران ممکن است اولا گروه شما را به‌خوبی نشناسند و ثانیا شاید اهمیت کار شما را به‌خوبی درک نکنند. البته این موضوع در مورد جذب سرمایه‌گذار هم کاملا صدق می‌کند و بنیان‌گذار استارتاپ باید سرمایه‌گذاران را قانع کند که پولشان را برای توسعه‌ی ایده‌ی او سرمایه‌گذاری کنند. کار شما خاص است و حتی شاید دوستانتان هم دقیقا ندانند که روی چه موضوعی کار می‌کنید. شاید شخص سرمایه‌گذار هم هیچ درکی از ایده‌ی شما نداشته باشد. در چنین شرایطی باید چه کاری انجام داد؟

تسلیم شدن را فراموش کنید و بدانید که در بدترین شرایط نیز می‌توان راه حلی مناسب پیدا کرد. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت به معرفی راه‌هایی می‌پردازیم که بتوانید ایده‌های پیچیده‌ی خود را راحت‌تر برای دیگران توضیح دهید.

idea

۱- مخاطب خود را بشناسید

فراموش نکنید که همیشه شنوندگان باید موضوع اصلی هر سخنرانی باشند. بنابراین آن‌ها را به‌خوبی بشناسید و بدانید که برای چه افرادی می‌خواهید صحبت کنید. ببینید چه چیزی برای آن‌ها مهم است و به آن‌ها انگیزه می‌دهد؟ چه سوابق کاری و تحصیلی دارند؟ کدام روش ارتباطی را ترجیح می‌دهند؟ با چه لحنی دوست دارند ارتباط برقرار کنند. به‌عنوان مثال اگر مهندس هستید و می‌خواهید دستاورد خود را به متخصصان مالی بفروشید، باید جنبه‌های مالی محصول را برای آن‌ها باز کنید. به آن‌ها بگویید چرا خریدن این محصول برایشان سودآور است و در هزینه‌هایشان صرفه‌جویی می‌کند؟ ارزش محصول برای بازار چقدر است؟ چگونه محصول را ارزش‌گذاری کرده‌اید؟

با شناختن مخاطبان، می‌توانید از دانش و تجربه‌ی آن‌ها برای چگونگی توصیف ایده‌‌ استفاده کنید. اما این احتمال را هم در نظر بگیرید که قرار است این افراد را برای اولین بار ملاقات کنید. تصور کنید در یک همایش شرکت کرده‌اید و هیچ شناختی از شنوندگان ندارید. در چنین شرایطی باید چه کاری انجام داد؟

یکی از راه حل‌ها این است که قبل از آغاز سخنرانی از آن‌ها بپرسید تا چه اندازه با موضوع مورد بحث آشنایی دارند. سپس با توجه به پاسخی که می‌گیرد، کارهای زیر را انجام دهید:

۲- یک نکته را برای آن‌ها مشخص کنید

مجله‌ی تایمز در مورد اطلاعات نظامی پیچیده‌ی جنگ افغانستان، در سال ۲۰۱۰ مطلبی منتشر کرد. در این مقاله نوشته شده بود زمانی که ژنرال جنگ، نمودار استراتژی نیروی نظامی آمریکا را دید، آن را به یک ظرف اسپاگتی تشبیه کرد و گفت: «اگر این نمودار را متوجه شویم، در جنگ نیز پیروز خواهیم شد.» این موضوع در مورد همه چیز صحت دارد. زمانی که مردم با یک موضوع پیچیده روبه‌رو می‌شوند، احساس گمراهی می‌کنند و آن را از یاد خواهند برد. پس چگونه باید یک موضوع یا ایده‌ی پیچیده را برای مخاطب توضیح داد؟ از خودتان دو سؤال زیر را بپرسید و اساس سخنرانی را بر مبنای پاسخ آن قرار دهید:

  • اگر قرار باشد مخاطبان تنها یک نکته را از توضیحات من برداشت کنند، چه خواهد بود؟
  • چرا مخاطبان باید به این موضوع اهمیت دهند؟

تمرکز خود را روی پاسخ این دو سؤال بگذارید و سعی کنید مسئله را به نحوی تأثیرگذار برای مخاطب توضیح دهید.
idea

۳- اطلاعات دهید و از مثال استفاده کنید

تا اینجای کار تحقیقات خود را انجام داده‌اید و می‌دانید که قرار است برای چه افرادی سخنرانی کنید. همچنین می‌دانید که کدام موضوع مشخص را باید توضیح دهید تا در ذهنشان ماندگار شود. چیزی که هنوز در مورد آن اطلاع نداریم این است که این اطلاعات را چگونه به آن‌ها توضیح دهیم تا برداشت دقیق و واضحی از ایده‌ی کار داشته باشند.

به‌عنوان مثال گفتن عبارت: «من ایده‌ی ساختن چنین محصول یا طرحی را دارم که می‌تواند در انرژی و زمان ما صرفه‌جویی کند و برای پیاده‌سازی پروژه به این مبلغ نیاز دارم.» می‌تواند توجه مردم را جلب کند؛ اما مطمئنا به هیچ‌کدام از سؤال‌های آن‌ها پاسخ نخواهد داد. اینجا است که داشتن یک قالب‌بندی برای بیان اطلاعات می‌تواند به شما کمک کند. نحوه‌ی بیان، لغات و مثال‌هایی که استفاده می‌کنید تأثیر فوق‌العاده زیادی روی مخاطب می‌گذارد و در ذهن آن‌ها ماندگار می‌شود.

بنابراین از مثال‌های واضح استفاده کنید. به‌عنوان مثال بگویید: «به نظر شما چه کاری را هیچ‌کس دوست ندارد انجام دهد؟ پاسخ، گزارش زمان و هزینه است. تیم ما از ۵۰ نفر تشکیل شده است و تک‌تک اعضای تیم باید هر هفته این گزارش را تکمیل کنند. اگر هر شخص به‌طور متوسط یک ساعت روی تکمیل گزارش زمان بگذارد، در مجموع ۵۰ ساعت برای تکمیل یک گزارش صرف خواهد شد؛ زمانی که می‌تواند روی کارها و پروژه‌های مهم‌تر گذاشته شود. ما می‌توانیم با استخدام یک شخص این زمان را تا ۷۵ درصد کاهش دهیم و از او بخواهیم که این کار را انجام دهد.» با توضیح این مثال نه‌تنها مشکل را به‌خوبی توضیح داده‌اید؛ بلکه راه حل پیشنهادی خود را نیز بیان کرده‌اید.

۴- به لحن بیان و کلمات خود دقت کنید

استفاده از لغات حرفه‌ای و جملات طولانی مهارت شما را نشان می‌دهد؛ اما هیچ کمکی به فهم مخاطبان نخواهد کرد. بنابراین از همان لحن بیان هر روزه استفاده کنید و لغات و اصطلاحات سخت به کار نبرید. اگر شرایط به گونه‌ای است که باید حتما از لغات پیچیده استفاده کنید، آن‌ها را کامل معنی کنید و برای مخاطب توضیح دهید.

توضیح دادن یک ایده‌ی پیچیده کار بسیار سختی است؛ مخصوصا اگر طرف مقابل هیچ شناخت قبلی در مورد آن نداشته باشد. بهترین کار این است که مهم‌ترین بخش اطلاعات خود را با زبانی ساده و ارائه‌ی یک مثال قابل فهم برای مخاطب توضیح دهید. کاری کنید که آن‌ها هم با شما هم‌قدم شوند و ایده‌تان را بپذیرند.